以無紙化辦公為目標

從綠色的角度來看，減少紙張使用量是關鍵。紙張是由樹木製成的，而樹木是一種正在減少的自然資源。廢紙意味著不僅浪費了木材，還浪費了用於處理紙張的化學品和能源。回收的紙張比以往任何時候都多，但即使是回收紙張的過程也會消耗能源，如果首先使用較少的紙張，則可以節省能源。（甚至不要考慮通過減少用於將紙張固定在一起的回形針數量而節省的鋼材量！）

儘管完全無紙化辦公室可能不切實際，但技術可讓您大大減少工作中使用的紙張量。僅在絕對必要時使用紙張，例如稅務和政府法規合規問題。否則，請使用您可用的技術。使用這些簡單的建議來減少紙張使用並充分利用小工具：

• 在您的計算機屏幕、筆記本電腦、手機或 PDA（個人數字助理）上以電子方式查看文檔。您使用屏幕的次數越多，您就會發現它更容易查看和編輯材料，而無需將其打印出來和使用筆。這些工具還使您可以隨時隨地工作，並且像紙張一樣便攜。

• 使用電子郵件和 Internet 訪問。這些領域的進步使人們和公司能夠將電子郵件與傳真和語音郵件檢索結合起來。

• 使用掃描儀製作圖像或項目的數字版本，以便您可以以電子方式交換它們並將它們複製到電子報告中。

• 如果您以電子方式維護和交換照片文件，則使用數碼相機拍照可以節省墨水和相紙。

• 使用網頁、CD、DVD 或記憶棒代替紙質文檔。文檔可以通過電子郵件或可訪問的服務器進行交換，如果合適的話，並取決於它們的大小和安全需要。公司法規和政策文件也可以發佈在內部計算機系統（內聯網）或 CD 或 DVD 上，而不是打印出來。

• 將文件保存在在線存儲系統中，這樣可以在公司中的每個人都可以訪問的網絡上實現集中的電子信息管理。這些在線系統可以取代硬拷貝歸檔系統。

  您越信任技術（使用適當的文件備份），您就越不可能想要維護紙質文件系統來備份您的計算機文件系統。

• 確保人們可以遠程訪問公司網絡，以便他們可以在家中或其他遠程位置訪問工作，而無需攜帶一堆文檔。

• 打印紙張的兩面。