如何整理收據

收據很煩人，以物理方式和數字方式存儲可能很棘手，而且您可能永遠不知道該保留什麼，或者如果您確實保留了它們，則不記得它們在哪裡。找不到您真正需要的收據的情況並不少見，這是您應該整理和整理收據的眾多原因之一。

要保留哪些收據

我不保留日常個人購買的收據。如果您正在跟踪預算，那麼也許您希望保留它們以幫助保持正常運行。或者，如果您想退貨，您可能希望保留收據（儘管現在大多數商店也有購買記錄）。如果您認為可能會退回某些東西，請給自己一個截止日期。我喜歡給自己一周的時間來決定是否要繼續購買。有時我們忘記歸還東西，這增加了我們的混亂。即使商店有 90 天退貨政策，也要給自己一個一周的時間表。

為了保險起見，我通常會保留任何貴重物品的收據，例如大型電子產品或珠寶。

無論您是否有生意，最好為您的個人報稅保留一些收據。不同的稅法將規定您可以在個人納稅申報表中添加哪些內容；例如，醫療保健、旅行以及您為工作而必須購買的任何東西都可以扣除。請諮詢您的會計師，因為他們會告訴您應該為個人報稅保留哪些物品。如果您有業務，您可能會意識到您需要保留所有業務收據，從餐廳賬單到用品再到廣告。您需要保留它們才能註銷購買，這對企業很重要。

從今天開始，啟動一個系統。我有一個系統，可以對工作、個人和短期購買進行分類（對於我可能退回的任何東西，我只在錢包中保留一周）。在工作期間，我保留所有業務費用收據，而在個人方面，我保留任何用於保險目的的有價值的東西。

一旦你有了你的系統，就堅持下去。如果您想在啟動此系統之前處理收據，請在時間立方體（從我的網站上購買）的幫助下每天抽出 15 分鐘，直到您趕上為止。老實說，這將是一項痛苦的任務，並且會激勵您永遠不要再讓收據堆積如山。

不要緊張擺脫收據。通常，您不需要它們，許多零售商以電子方式存儲它們。最重要的是建立一個系統並堅持下去。此外，如果您發現收據不屬於您的任何類別，您可能不需要保留它。

如何存放收據

您可以採用老式方法創建垃圾箱和信封，並繼續處理多年的收據雜亂無章的問題，或者您可以簡單地採用數字化方式。

你猜對了：我推薦數字收據存儲。實際上，我說這是必須的，因為如今，如果您決定採用老式方法並且您實際上需要使用/找到其中一張收據，我保證兩件事之一：您要么找不到它，要么當你這樣做時，它會褪色，你將無法閱讀。

獲取應用程序並實現數字化。避免掃描收據，因為這可能需要幾個小時。相反，使用您的手機從應用程序中拍攝一張照片，它會自動上傳到軟件並存儲在雲中。我使用 NEAT 應用程序，然後該應用程序進一步連接到我的會計軟件。如果您使用 Google 收據應用程序，您將獲得大量選擇。找到應用程序後，關鍵是要創建一個系統並定期整理收據。

下圖描述了我如何掃描我的收據，然後將其傳輸到應用程序上。該信息將自動填充。您甚至可以支付少量費用讓人工驗證信息。附近的側邊欄列出了我最喜歡的收據應用程序。

圖片由簡·斯托勒提供

將收據掃描到應用程序中非常容易。

養成使用應用程序拍照的習慣，然後每週將照片移動到您為系統創建的文件夾中。致力於此系統並在您的日曆中為這一步安排每週時間。然後，當你做年稅時，你可以按月、年等快速刪除，它們永遠不會累積。

大多數應用程序將收據保存在雲中，因此無需保留物理副本。如果您覺得在硬盤上保留副本更安全，那也是一種選擇，但我相信雲。

收據跟踪應用

有很多用於跟踪收據的選項。在這裡，我與他們分享我的使用和試用中的前三名：

• Neat：這實際上是曾經銷售便攜式掃描儀的公司。我一直在機場看到他們。我使用NEAT是因為它很容易用我的手機掃描，而且它連接到我的會計軟件 QuickBooks。
• Expensify：這是最受歡迎的收據跟踪應用程序之一，我發現它非常易於使用。
• Zoho Expense：此應用程序提供了許多商業軟件解決方案，包括也可以鏈接到收據跟踪的 CRM。