整理文書工作的 8 個技巧

想出一個組織系統來組織你生活中的所有論文需要思考和計劃。使用它需要時間和精力。從短期來看，讓論文堆積起來要容易得多。但從長遠來看，這樣做會變成一個令人頭疼的問題。

圖片來源：©iStockphoto.com/Delpixart

花時間和精力開發一種系統的方式來組織你的論文，可以減少你生活中的壓力和麻煩。在創建文件系統時嘗試以下操作：

• 從簡單開始：想出一個相對容易使用的文件系統。您不希望您的歸檔系統比它應該減輕的壓力更大。

• 豐富多彩：不同顏色的文件，或不同顏色的標籤和標籤，不僅可以將您的文件系統變成一件藝術品，還可以更輕鬆地找到不同的主題和興趣。

• 購買文件櫃時不要吝嗇：投資一個質量好的文件櫃。製作不良的文件櫃在緊縮時往往會損壞。當您的文件變得越來越大和越來越重時，它們的重量會給廉價的文件櫃帶來壓力，並使抽屜難以順利打開 - 或者根本無法打開，就此而言。並嘗試找到一個不會讓您的房間看起來像理賠員辦公室的櫃子。許多傳統的辦公櫃都很大，坦率地說，非常沒有吸引力。

• 將重要文件放在您知道它們安全的地方：將您的文件保存在安全的地方，但要確保您可以在需要時輕鬆拿到它們。跟踪以下內容

  • 汽車資訊

  • 銀行賬號

  • 出生證明

  • 信用卡號碼

  • 行為

  • 重要收據

  • 指示

  • 保險條例

  • 貸款協議

  • 結婚證

  • 病歷

  • 按揭協議

  • 護照

  • 密碼

  • 學校成績單

  • 服務合同

  • 納稅申報表（過去 5 年）

  • 保修

  • 遺囑

  其中一些類別保證了它們自己的單獨文件。有些，比如你的重要數字，可以合併。對於更重要的文件，您可能希望將原件保存在保險箱或保險箱中，並在文件中保留可用副本。

• 避免下摩拉維亞：人們在創建歸檔系統時最常犯的錯誤是提出過於具體的類別。例如，標題為“關於下摩拉維亞的旅遊文章”的文件不會很好地適合您的系統，除非您確實打算去那里或正在撰寫關於此主題的碩士論文。如果您繼續這樣做，您很快就會被文件夾淹沒，並且您將有很多時間找到任何東西 - 如果您願意的話。從更少、更廣泛的類別開始。

• 永遠不要將所有論文放在一個籃子裡：組織專家斯蒂芬妮·卡爾普 (Stephanie Culp) 描述的一種方法建議您為論文準備四個籃子（除了極其重要的廢紙籃之外）：

  • 待辦事項籃子：金屬絲透視型效果最佳。

  • 支付籃子：同樣，電彙在這裡效果最好。

  • A To File 籃子：使用更大的柳條籃子。

  • A 閱讀籃：嘗試使用更大的帶把手的柳條籃。

  Culp 建議您將待辦事項籃子放在辦公桌上的待付款籃子之上。將 To File 籃子放在您的辦公桌下，避免您更緊迫的紙張需求。您可以將 To Read 籃子放在家中的其他地方（例如臥室或書房），以便在有機會時趕上閱讀。

• 養成歸檔的習慣：在一周中找個時間清空你的待歸檔籃子，把那些需要的文件歸檔。這項任務真的不應該花很長時間 - 15 或 20 分鐘就可以完成。

• 稍後微調：稍後，查看文件中的內容。通常，您會發現文件未被充分利用或膨脹。如果您發現文件夾中只有一兩件東西，請查找或創建一個範圍更廣的文件。或者，如果您發現某個文件夾中塞滿了文稿，請按主題或日期創建子類別。